Die Gästeliste ist das Herzstück eurer Hochzeitsplanung – und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen. Wer hat zugesagt? Wer isst vegetarisch? Wer sitzt neben wem?
Mit einer digitalen Lösung behaltet ihr den Überblick, automatisiert eure RSVPs und spart euch stundenlanges Excel-Chaos. Hier zeigen wir euch, wie's geht.
Gästeliste Template
Warum eine digitale Gästeliste?
Schluss mit:
- ❌ Unübersichtlichen Excel-Tabellen
- ❌ Verlorenen Notizen
- ❌ "Wer hat eigentlich zugesagt?"
- ❌ Manuellen Erinnerungen
- ❌ Doppelter Datenpflege
Mit Weddy habt ihr:
- ✅ Alle Gäste an einem Ort
- ✅ Automatisches RSVP-Tracking
- ✅ Echtzeit-Updates
- ✅ Direkte Verbindung zum Sitzplan
- ✅ Gäste-Kommunikation integriert
Zeitplanung
Startet früh mit der digitalen Gästeliste – je früher alle Daten an einem Ort sind, desto entspannter die weitere Planung. Unsere Hochzeit-Checkliste 2026 zeigt den optimalen Zeitplan.
Schritt 1: Gästeliste anlegen
Gäste schnell hinzufügen
In Weddy könnt ihr Gäste auf verschiedene Arten hinzufügen:
Einzeln eingeben: Ideal für erste Überlegungen. Einfach Name eingeben, und der Gast ist angelegt.
Bulk-Import: Habt ihr schon eine Excel-Liste? Kopiert Namen direkt in Weddy – mehrere Gäste auf einmal.
Gruppen/Familien: Gäste, die zusammengehören (Paare, Familien), könnt ihr verknüpfen. Sie bekommen eine gemeinsame Einladung.
Wichtige Informationen pro Gast
- Name und Kontaktdaten
- Gäste-Typ (Erwachsener, Kind, Baby)
- Einladungsstatus
- RSVP-Status
- Allergien/Unverträglichkeiten
- Beziehung (Brautseite/Bräutigamseite)
- Notizen
Schritt 2: Gäste kategorisieren
Nach Priorität
Teilt eure Gäste in Kategorien:
- A-Liste: Muss dabei sein (engste Familie, beste Freunde)
- B-Liste: Würden wir gerne einladen
- C-Liste: Nice to have, wenn Platz ist
Nach Gruppen
- Familie Braut
- Familie Bräutigam
- Gemeinsame Freunde
- Arbeitskollegen
- Nachbarn/Bekannte
Profi-Tipp
Mit Tags könnt ihr Gäste flexibel gruppieren – perfekt für gefilterte Ansichten und gezielte Kommunikation.
Schritt 3: RSVPs sammeln
So funktioniert das RSVP-System
-
Einladungen versenden: Über eure Hochzeitswebsite oder persönlich mit Hinweis auf die Website.
-
Gäste antworten online: Direkt auf eurer Weddy-Website. Keine E-Mails, kein Hin und Her.
-
Automatische Updates: Die Antworten landen direkt in eurer Gästeliste. Status wird automatisch aktualisiert.
Was Gäste bei der RSVP angeben können
- Zusage oder Absage
- Anzahl der Personen
- Menüwahl (falls angeboten)
- Allergien und Unverträglichkeiten
- Anmerkungen
RSVP-Tracking im Blick
Im Weddy-Dashboard seht ihr auf einen Blick:
- ✅ Zugesagt
- ❌ Abgesagt
- ⏳ Noch offen
Nie wieder nachzählen oder Listen abgleichen!
Schritt 4: Erinnerungen senden
Automatische Reminder
Legt fest, wann Gäste automatisch erinnert werden sollen:
- 2 Wochen vor RSVP-Deadline
- 3 Tage vor Deadline
- Individuelle Zeitpunkte
Persönliche Nachrichten
Über die Broadcast-Funktion könnt ihr gezielt Gruppen anschreiben:
- Alle, die noch nicht geantwortet haben
- Alle Zusagen (mit wichtigen Infos)
- Bestimmte Gruppen (z.B. "nur Familie")
Tipp
Ein freundlicher Reminder erhöht die Antwortquote enorm. Formuliert ihn persönlich, nicht wie eine Mahnung!
Schritt 5: Vom Gast zum Sitzplan
Nahtlose Integration
Alle zugesagten Gäste sind automatisch für den Sitzplan verfügbar. Kein Copy-Paste, keine doppelte Datenpflege.
Sitzplan erstellen
- Tische anlegen
- Gäste per Drag & Drop zuweisen
- Tischkarten automatisch generieren
Tipps für den Sitzplan
- Familien zusammen
- Singles mischen
- Bekannte Gruppen an einen Tisch
- Das Brautpaar strategisch platzieren
Profi-Tipps für die Gästeverwaltung
Tipp 1: Frühzeitig starten
Je früher ihr die Gästeliste digital führt, desto weniger Nacharbeit später.
Tipp 2: Gemeinsam bearbeiten
Beide Partner haben Zugriff und können Gäste hinzufügen. Änderungen synchronisieren automatisch.
Tipp 3: Notizen nutzen
Haltet wichtige Infos fest:
- "Sitzt nicht neben Peter"
- "Vegetarier, aber isst Fisch"
- "Kommt evtl. später"
Tipp 4: Regelmäßig aktualisieren
Prüft die Liste regelmäßig und haltet sie aktuell. Besonders nach Telefonaten oder Gesprächen.
Tipp 5: Deadline setzen
Eine klare RSVP-Deadline (3-4 Wochen vor der Hochzeit) gibt euch Planungssicherheit.
Häufig gestellte Fragen zur Gästeliste
Häufig gestellte Fragen
Fazit
Eine gut organisierte Gästeliste ist die Grundlage für eine entspannte Hochzeitsplanung. Mit einer digitalen Lösung habt ihr alle Informationen an einem Ort, automatisiert eure RSVPs und spart euch stundenlanges Organisieren.
Fangt heute an – euer zukünftiges Ich wird es euch danken!
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