Schluss mit Nachtelefonieren und Zettelwirtschaft! Ein digitales RSVP-System nimmt euch die lästige Arbeit ab, Zu- und Absagen zu sammeln, und gibt euch jederzeit den Überblick.
RSVP steht für "Répondez s'il vous plaît" – auf Deutsch: "Bitte um Antwort". In diesem Guide zeigen wir euch, wie ihr ein digitales RSVP-System optimal nutzt.
Gästeliste-Template
Behaltet den Überblick über alle Gäste, RSVPs und Essenswünsche – alles in einer Vorlage!
Was ist das Weddy RSVP-System?
RSVP steht für "Répondez s'il vous plaît" – auf Deutsch: "Bitte um Antwort". Mit dem Weddy RSVP-System können eure Gäste:
- Online zu- oder absagen
- Die Anzahl der Begleitpersonen angeben
- Essenswünsche mitteilen
- Allergien und Unverträglichkeiten angeben
- Zusätzliche Infos hinterlassen
Spar-Tipp
Digital statt Papier: Ihr spart nicht nur Porto und Papier, sondern habt alle Antworten automatisch organisiert! Mehr Tipps zum Geld sparen bei der Hochzeit.
Schritt 1: RSVP aktivieren
Bevor eure Gäste antworten können, müsst ihr das RSVP-System einrichten.
RSVP-Deadline setzen
Wählt eine Deadline, die euch genug Zeit für die Planung lässt:
- Empfehlung: 4-6 Wochen vor der Hochzeit
- Für Catering-Planung: Mindestens 3 Wochen
- Für Sitzordnung: Mindestens 2 Wochen
Achtung
Setzt die Deadline nicht zu knapp! Manche Gäste brauchen Erinnerungen und Zeit zum Planen.
Schritt 2: RSVP-Fragen anpassen
Weddy bietet flexible Optionen, welche Informationen ihr sammeln möchtet:
Standard-Fragen
- ✅ Zu- oder Absage
- ✅ Name der antwortenden Person
- ✅ Anzahl der Gäste (mit Namen)
Optionale Fragen
Profi-Tipp: Nicht zu viel fragen
Mehr Fragen = niedrigere Antwortrate. Fragt nur, was ihr wirklich braucht!
Schritt 3: Gäste einladen
Jetzt wird's spannend – eure Gäste bekommen Zugang zum RSVP.
Option A: Über die Hochzeitswebsite
Der einfachste Weg: Gäste besuchen eure Weddy-Website und finden dort den RSVP-Button.
Option B: Direkte RSVP-Links
Für jede Gästegruppe (Familie, Einzelperson) könnt ihr individuelle Links generieren:
https://eure-website.weddysuite.com/rsvp/familie-mueller
Vorteile:
- Gast muss seinen Namen nicht eingeben
- Ihr wisst sofort, wer geantwortet hat
- Persönlicher und einladender
Option C: QR-Codes auf Einladungen
Falls ihr doch Papiereinladungen verschickt, könnt ihr einen QR-Code einfügen, der direkt zum RSVP führt.
Profi-Tipp
QR-Codes für jeden Gast individuell generieren – perfekt für personalisierte Einladungen! Erfahre mehr über Hochzeitswebsites erstellen.
Schritt 4: Rückmeldungen verwalten
Im Weddy-Dashboard seht ihr in Echtzeit:
Die Übersicht
- Zugesagt: Wie viele Gäste kommen
- Abgesagt: Wer leider nicht dabei sein kann
- Ausstehend: Wer noch nicht geantwortet hat
- Gesamtzahl: Für eure Planung
Filteroptionen
Ihr könnt eure Gästeliste filtern nach:
Schritt 5: Erinnerungen senden
Manche Gäste brauchen einen kleinen Stupser. Weddy macht's einfach:
Automatische Erinnerungen
Aktiviert automatische Erinnerungen, die X Tage vor der Deadline versendet werden:
- Erste Erinnerung: 2 Wochen vor Deadline
- Letzte Erinnerung: 3 Tage vor Deadline
Manuelle Erinnerungen
Ihr könnt auch gezielt einzelne Gäste erinnern – direkt aus dem Dashboard.
Tipp
Formuliert Erinnerungen freundlich und persönlich. "Hey [Name], wir würden uns freuen, von dir zu hören!" wirkt besser als "Deadline verpasst!"
Schritt 6: Daten exportieren
Für Caterer, Location oder eure eigene Planung:
Export-Optionen
- Excel/CSV: Für Catering, Sitzplan, eigene Listen
- PDF: Übersichtliche Gästeliste zum Ausdrucken
- Direkt teilen: Mit eurem Hochzeitsplaner
Was ihr exportieren könnt
Häufig gestellte Fragen zum RSVP-System
Häufig gestellte Fragen
Best Practices für höhere Antwortquoten
Fazit
Ein digitales RSVP-System nimmt euch einen Großteil der organisatorischen Last ab. Kein Nachtelefonieren, keine Zettelwirtschaft, keine vergessenen Antworten.
Mit ein paar Minuten Einrichtungszeit spart ihr Stunden an Arbeit – und habt immer den aktuellen Stand im Blick.
Weiterführende Artikel:
Digitale Zusagen verwalten
Mit Weddy verwaltest du alle Zu- und Absagen an einem Ort. Automatische Erinnerungen, Menüauswahl und mehr.
